A DIFÍCIL DECISÃO DE TROCAR UM SISTEMA ADMINISTRATIVOS!

Atualmente os sistemas administrativos denominados ERP tornaram-se fundamentais para uma administração competitiva em diversos níveis de atuação (velocidade na vendas, qualidade de informação, redução de custos administrativos, controles financeiros ágeis, controle de estoque confiável, geração de dados fiscais e tributários consolidados, redução de lançamentos por integração de dados, etc.).
Porém, a correta utilização desses sistemas ainda não é bem compreendida e utilizada pela maioria das empresas, não gerando o retorno esperado ou desejado. Isso ocorre por diversos fatores e, por isso é importante uma análise mais ampla para sanar e/ou corrigir alguns processos a fim de conseguir um bom aproveitamento desses sistemas.
Para agravar essa situação, o sistema fiscal brasileiro está numa fase de grandes mudanças na forma de gerar e controlar os documentos e obrigações fiscais, tais como Nota Fiscal eletrônica (DANFE), SPED contábil e Fiscal, além de uma atuação mais eficiente e organizada na análise e fiscalização das informações prestadas pelas empresas. Com isso, muitas vezes é necessário a troca do sistema por outro que tenha a capacidade de gerar as soluções tão desejadas de forma ágil e eficiente.
A troca de um sistema tão abrangente é uma decisão delicada e deve ser feita de forma a minimizar o impacto que normalmente ocorre. Essa situação é muitas vezes dramática para algumas empresas, por não analisarem de forma mais abrangente as consequências que terá sobre a parte operacional e humana. Por isso é importante que seja feito por profissionais experientes caso contrario o custo indireto será muitas e muitas vezes maior que o custo direto do próprio software e equipamentos necessários. Devemos, portanto verificar as etapas necessárias, bem como qualificar o pessoal envolvido de maneira a ter uma coordenação e cooperação de todos os departamentos diretamente afetados pelo novo sistema.
A análise na aquisição de um sistema não envolve somente a capacidade técnica do que o mesmo pode fazer, mas também a competência em lidar com essa fase de implantação, que é refletida pela experiência da empresa desenvolvedora em treinar os usuários, ajustar o sistema de forma rápida e conseguir compreender as necessidades específicas do cliente, adaptando-o para isso e também, sempre que preciso, orientar a mesma sobre os novos processos e recursos existentes na administração moderna. Um problema comum na relação das empresas com os sistemas é a capacidade em utilizar os recursos, porque mesmo treinando os usuários existe uma grande falta de sensibilidade por parte dos analistas em perceber qual o melhor meio de utilizar os recursos disponíveis. Muitas vezes os analistas obrigam o cliente a utilizar certos procedimentos operacionais que não são adequados naquele momento, ou deixando de orientá-lo para uma solução mais prática e funcional para aquele perfil de usuário e/ou empresa. Uma vez determinado que seja necessária a troca, essa escolha, por mais difícil que seja, deve ser tomada o mais rápido possível, levando em consideração fatores aqui discutido.
A decisão de não fazer nada poderá levar a empresa a uma situação de extrema falta de produtividade administrativa, gerando um custo muito alto na troca urgente e sem condições adequadas para realizá-la de forma eficiente e segura.

CUSTOS DIRETOS

• Custo de aquisição/licenças:
  • de aplicativos;
  • de apoio (principalmente em Banco de Dados se for o caso
  • de sistemas operacionais para servidores e/ou usuários (se for o caso).

CUSTO DE INFRAESTRUTURA DE EQUIPAMENTOS:

• do servidor;
• de roteadores / HUBS;
• de malha de rede (cabos, wireless, etc.);
• Troca de máquinas de usuários (se for o caso).

CUSTO DE IMPLANTAÇÃO:

• Treinamento dos usuários / operadores.
• Customização e ajustes quando necessários.

CUSTOS INDIRETOS OU NÃO DETERMINADOS:

• Ajustes não contratados / customizações não analisadas;
• Treinamentos não contratados por falta de análise da qualificação necessária;
• Tempo de utilização dos funcionários para treinamento;
• Sobrecarga de trabalho no tempo de operação paralelo com sistema antigo;
• Dificuldade / rejeição dos funcionários quando não engajados na troca;
• Atrasos e/ou perdas de vendas por falta de adequação do sistema ou falta de treinamento dos usuários;

Observe que os custos indiretos são os mais difíceis de calcular ou determinar, pois dependem muito da empresa fornecedora do sistema conseguir e/ou querer dar maior transparência a eles, ou por falta de experiência ou por não deixarem tão claro o quanto custará o processo todo. Por isso é importante tomar cuidado ao analisar apenas o custo direto. Não existem atualmente dentro de uma determinada faixa de sistemas profissionais produtos ruins, a tecnologia de software de maneira geral é bem conceituada no Brasil, a grande diferença está em quem vai analisar, ajustar e conseqüentemente treinar os usuários para utilizar corretamente o sistema.
Um mau treinamento poderá deixar um bom sistema muito ruim de ser usado, e aí novamente entra a experiência do analista para determinar como esses usuários deverão ser treinados e adequar o programa para essa situação, que nunca é igual de uma empresa para outra. O analista/administração de implantação deverá e terá que saber controlar essa situação que naturalmente é desgastante para o usuário, por não conhecer o produto além de normalmente serem pressionados a assimilar o mais rápido possível. Esperamos que este artigo ajude a compreender melhor a complexidade da aquisição de um produto de suma importância a qualquer empresa que deseja ser lucrativa e atuante no mercado nacional e internacional.

Rubens Abreu